Ghidul de identificare a beneficiarilor reali a fost elaborat de către Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor cu consultarea autorităților de supraveghere, organismelor de autoreglementare și Asociației Române a Băncilor
CAPITOLUL I – INFORMAȚII GENERALE
Dispozițiile privind informațiile referitoare la beneficiarii reali din prezentul ghid se bazează pe cele din legislația Uniunii Europene privind prevenirea și combaterea spălării banilor și a finanțării terorismului, inclusiv pe conceptul de beneficiar real și pe cerința ca toate entitățile raportoare să obțină și să dețină
informații adecvate, exacte și actuale privind beneficiarii reali.
Conform prevederilor Legii nr.129/2019 pentru prevenirea şi combaterea spălării banilor şi finanțării terorismului, precum și pentru modificarea unor acte normative, cu modificările si completările ulterioare (denumită în continuare Lege), care transpun dispozițiile Directivei (UE) 2015/849 a Parlamentului European şi a Consiliului din 20 mai 2015 privind prevenirea utilizării sistemului financiar în scopul spălării banilor sau finanțării terorismului, modificată de Directiva (UE) 2018/843 a Parlamentului European şi a Consiliului, precum și bunele practici referitoare la modul de identificare a beneficiarului real publicate de FATF, se emite prezentul ghid de identificare a beneficiarului real, cu scopul de:
- a asigura o determinare unitară a beneficiarilor reali;
- a facilita înregistrarea beneficiarilor reali in registrele centrale organizate la nivelul Oficiului National al Registrului Comerțului (ONRC), Agenției Naţionale de Administrare Fiscală (ANAF) și Ministerului Justiției (MJ);
- de a asigura transparența si stabilitatea sistemului financiar ca măsură activă de cunoaştere a clientelei;
- de a asigura accesul la informații adecvate, corecte si actualizate pentru autorităţile competente, entităţile raportoare și pentru orice persoană fizică sau juridică.
CAPITOLUL II – PREVEDERI LEGALE
Identificarea beneficiarului real are în vedere definiția prevăzută la art. 4 din Lege, respectiv: ,,În sensul prezentei legi, prin beneficiar real se înţelege orice persoană fizică ce deţine sau controlează în cele din urmă clientul şi/sau persoana fizică în numele ori în interesul căruia/căreia se realizează, direct sau indirect, o tranzacţie, o operaţiune sau o activitate.
Noţiunea de beneficiar real include cel puţin:
a) în cazul societăţilor supuse înregistrării în registrul comerţului şi entităţilor corporative străine:
1. persoana fizică sau persoanele fizice care deţin sau controlează în ultimă instanţă societatea supusă înregistrării în registrul comerţului prin exercitarea directă sau indirectă a dreptului de proprietate asupra unui procent suficient din numărul de acţiuni ori din drepturile de vot ori prin participaţia în capitalurile
proprii ale societăţii respective, inclusiv prin deţinerea de acţiuni la purtător, sau prin exercitarea controlului prin alte mijloace, alta decât o societate cotată pe o piaţă reglementată care face obiectul cerinţelor de divulgare a informaţiilor în conformitate cu dreptul Uniunii Europene sau cu standarde internaţionale echivalente care asigură transparenţa corespunzătoare a informaţiilor privind exercitarea dreptului de proprietate. Deţinerea a 25% plus unu acţiuni sau participare în capital al unei societăţi într-un procent de peste 25% de către o persoană fizică este un indiciu al exercitării directe a dreptului de proprietate.
Deţinerea a 25% plus unu acţiuni sau participarea în capital al unei societăţi întrun procent de peste 25% de către o entitate corporativă străină, care se află sub controlul unei persoane fizice, sau de către mai multe entităţi corporative străine, care se află sub controlul aceleiaşi persoane fizice, este un indiciu al exercitării indirecte a dreptului de proprietate;
2. în cazul în care, după depunerea tuturor diligenţelor şi cu condiţia să nu existe motive de suspiciune, nu se identifică nicio persoană în conformitate cu pct. 1 sau în cazul în care există orice îndoială că persoana identificată este beneficiarul real, persoana fizică care ocupă o funcţie de conducere de rang superior, şi anume: administratorul/administratorii, membrii consiliului de administraţie/supraveghere, directori cu competenţe delegate de la administratorul/consiliul de administraţie, membrii directoratului. Entităţile raportoare ţin evidenţa măsurilor luate în vederea identificării beneficiarilor reali în conformitate cu pct. 1 şi cu prezentul punct, precum şi a dificultăţilor întâmpinate în procesul de verificare a identităţii beneficiarului real;
b) în cazul fiduciilor sau construcţiilor juridice similare – toate persoanele următoare:
1. constituitorul/constituitorii, precum şi persoanele desemnate să îi/le reprezinte interesele în condiţiile legii;
2. fiduciarul/fiduciarii;
3. beneficiarul/beneficiarii sau, în cazul în care identitatea acestuia/acestora nu este identificată, categoria de persoane în al căror interes principal se constituie sau funcţionează fiducia sau construcţia juridică similară;
4. oricare altă persoană fizică ce exercită controlul în ultimă instanţă asupra fiduciei sau a construcţiei juridice similare din dreptul străin prin exercitarea directă sau indirectă a dreptului de proprietate sau prin alte mijloace;
c) în cazul persoanelor juridice fără scop lucrativ:
1. asociaţii sau fondatorii;
2. membrii în consiliul director;
3. persoanele cu funcţii executive împuternicite de consiliul director să exercite atribuţii ale acestuia;
4. în cazul asociaţiilor, categoria de persoane fizice ori, după caz, persoanele fizice în al căror interes principal acestea au fost constituite, respectiv, în cazul fundaţiilor, categoria de persoane fizice în al căror interes principal acestea au fost constituite;
5. oricare altă persoană fizică ce exercită controlul în ultimă instanţă, prin orice mijloace, asupra persoanei juridice fără scop lucrativ;
d) în cazul persoanelor juridice, altele decât cele prevăzute la lit. a) – c), şi al entităţilor care administrează şi distribuie fonduri: 1. persoana fizică beneficiară a cel puţin 25% din bunurile, respectiv părţile sociale sau acţiunile unei persoane juridice sau ale unei entităţi fără personalitate juridică, în cazul în care viitorii beneficiari au fost deja identificaţi;
2. grupul de persoane în al căror interes principal se constituie ori funcţionează o persoană juridică sau entitate fără personalitate juridică, în cazul în care persoanele fizice care beneficiază de persoana juridică sau de entitatea juridică nu au fost încă identificate;
3. persoana sau persoanele fizice care exercită controlul asupra a cel puţin 25% din bunurile unei persoane juridice sau entităţi fără personalitate juridică, inclusiv prin exercitarea puterii de a numi sau de a revoca majoritatea membrilor organelor de administraţie, conducere sau supraveghere a respectivei entităţi;
4. persoana sau persoanele fizice ce asigură conducerea persoanei juridice, în cazul în care, după depunerea tuturor diligenţelor şi cu condiţia să nu existe motive de suspiciune, nu se identifică nicio persoană fizică în conformitate cu pct. 1-3 ori în cazul în care există orice îndoială că persoana identificată este beneficiarul real, caz în care entitatea raportoare este obligată să păstreze şi evidenţa măsurilor aplicate în scopul identificării beneficiarului real în conformitate cu pct. 1-3 şi prezentul punct.”
CAPITOLUL III – ENTITĂȚILE SUPUSE OBLIGAȚIEI DE ÎNREGISTRARE ÎN REGISTRELE PRIVIND BENEFICIARUL REAL
III.1. PERSOANELE JURIDICE SUPUSE OBLIGAȚIEI DE ÎNREGISTRARE ÎN REGISTRUL COMERȚULUI
Persoanele juridice supuse obligației de înregistrare în registrul comerțului, cu excepţia regiilor autonome, companiilor şi societăţilor naţionale şi societăţilor deţinute integral sau majoritar de stat, depun o declarație privind beneficiarul real, în Registrul central organizat la nivelul Oficiului Naţional al Registrului Comerţului (ONRC), în următoarele situații:
a) la înmatriculare ȘI
b) ori de câte ori intervine o modificare a beneficiarului real sau a datelor de identificare ale beneficiarului real. Termenul pentru depunerea declaraţiei este de 15 zile de la data la care a intervenit modificarea.
În plus față de obligațiile prevăzute la literele a) și b), persoanele juridice supuse obligaţiei de înregistrare în registrul comerţului care au în structura acţionariatului entităţi înmatriculate/înregistrate şi/sau care au sediul fiscal în jurisdicţii necooperante din punct de vedere fiscal şi/sau în jurisdicţii cu grad înalt de risc de spălare a banilor şi/sau de finanţare a terorismului şi/sau în jurisdicţii aflate sub monitorizarea organismelor internaţionale relevante, pentru risc de spălare a banilor/finanţare a terorismului, depun și o declarație ANUALĂ, in termen de 15 zile de la aprobarea situatiilor financiare anuale.
Declaraţia privind beneficiarul real este dată de reprezentantul legal al persoanei juridice, pe proprie răspundere și cuprinde datele de identificare ale beneficiarului real, respectiv numele, prenumele, data şi locul naşterii, codul numeric personal, seria şi numărul actului de identitate, cetăţenia, domiciliul sau
reşedinţa, precum şi modalitatea în care se exercită deținerea sau controlul asupra persoanei juridice.
III.2. PERSOANELE JURIDICE FĂRĂ SCOP LUCRATIV
Asociaţiile si fundaţiile înființate în baza OG nr. 26/2000 cu privire la asociatii si fundatii, cu modificarile si completarile ulterioare, au obligația înregistrării beneficiarului real în Registrul central organizat la nivelul Ministerului Justiției (MJ). Declaraţia privind beneficiarul real este dată de reprezentantul legal al persoanei juridice prevazute la primul paragraf, pe proprie răspundere și cuprinde datele de identificare ale beneficiarului real, respectiv: numele, prenumele, data şi locul naşterii, codul numeric personal, seria şi numărul actului de identitate,
cetăţenia, domiciliul sau reşedinţa.
În cazul în care asociațiile și fundațiile sunt constituite/conduse doar de persoane fizice, atunci când singurii beneficiari sunt cei prevăzuți în statut, Ministerul Justiției va completa din oficiu Registrul central.
III.3. FIDUCIILE ȘI CONSTRUCȚIILE JURIDICE SIMILARE ACESTORA
Fiduciile și construcţiile juridice similare acestora au obligația înregistrării beneficiarului real în Registrul central organizat la nivelul Agenției Naționale de Administrare Fiscala (ANAF).
Potrivit art. 4 alin. (2) lit. b) din Lege, beneficiarii reali ai entităților prevăzute anterior sunt următoarele persoane:
a) constituitorul/constituitorii, precum şi persoanele desemnate să îi/le reprezinte interesele în condiţiile legii;
b) fiduciarul/fiduciarii;
c) beneficiarul/beneficiarii sau, în cazul în care identitatea acestuia/acestora nu este identificată, categoria de persoane în al căror interes principal se constituie sau funcţionează fiducia sau construcţia juridică similară;
d) oricare altă persoană fizică ce exercită controlul în ultimă instanţă asupra fiduciei sau a construcţiei juridice similare din dreptul străin prin exercitarea directă sau indirectă a dreptului de proprietate sau prin alte mijloace.
Declarația privind beneficiarul real este dată de reprezentantul legal al entităților prevăzute primul paragraf, pe proprie răspundere și cuprinde datele de identificare ale beneficiarului real, respectiv numele, prenumele, data şi locul naşterii, codul numeric personal, seria şi numărul actului de identitate, cetăţenia,
domiciliul sau reşedinţa.
CAPITOLUL IV – OBLIGAȚIILE ENTITĂȚILOR RAPORTOARE ÎN LEGĂTURĂ CU IDENTIFICAREA ȘI VERIFICAREA IDENTITĂȚII BENEFICIARULUI REAL
Entitățile raportoare definite conform art.5 din Lege (ex. instituțiile de credit, instituțiile financiare, furnizorii de servicii de jocuri de noroc, auditorii, avocații, etc.) au obligatia de a identifica și a verifica identitatea beneficiarului(ilor) real(i) a(i) clienților lor, în momentul aplicării măsurilor de cunoaștere a clientelei, respectiv înainte de inițierea relației de afaceri, la revizuirea periodică a datelor deținute despre clienți, ori de câte ori apar modificări în structura de proprietate a clienților și în cazul efectuării tranzacțiilor ocazionale în valoare de cel puţin echivalentul în lei a 15.000 euro, indiferent dacă tranzacţia se efectuează printr-o singură operaţiune sau prin mai multe operaţiuni care au o legătură între ele.
În acest sens, entitățile raportoare trebuie să adopte masuri corespunzatoare pentru a se conforma cu aceste cerinte legale, inclusiv pentru a înţelege structura de proprietate şi de control a clientului. Totodată, acestea au obligația de a implementa reglementările sau instrucţiunile sectoriale emise de autorităţile competente în aplicarea unei anumite categorii de măsuri de cunoaştere a clientelei, iar atunci când
entitatea raportoare nu este în măsură să aplice măsurile de cunoaştere a clientelei, aceasta nu trebuie să deschidă contul, să iniţieze ori să continue relaţia de afaceri sau să efectueze tranzacţia ocazională şi trebuie să aplice masurile prudențiale impuse de Lege.
Informațiile minime care trebuie obținute despre beneficiarul real sunt următoarele:
a) natura relaţiei care a generat calificarea în această calitate;
b) numele şi prenumele;
c) data şi locul naşterii;
d) codul numeric personal sau, dacă este cazul, un alt element unic de identificare similar;
e) ţara în care locuieşte;
f) cetăţenia;
g) natura activităţii pe care o desfăşoară; h) încadrarea în categoria persoanelor expuse public sau deţinerea calităţii de persoană expusă public, ca membru al familiei persoanei expuse public sau ca persoană cunoscută ca asociat apropiat al unei persoane expuse public.
Entitățile raportoare trebuie sa consulte registrul central sau să solicite clientului dovada depunerii declarației beneficiarului real, la inițierea/continuarea relației de afaceri.
Documentele și informațiile furnizate entitatilor raportoare, sunt analizate și, în situația în care sunt identificate discrepanțe între declarațiile din registrele centrale privind beneficiarii reali și rezultatul analizei entităților raportoare, acestea au obligația de a informa cu privire la aceste discrepanțe autorităților publice ce gestionează respectivele registre.
Totodată, în situația în care, în urma consultarii registrelor centrale, entitățile raportoare constată lipsa informațiilor cu privire la beneficiarului real, pot informa autoritățile care gestionează registrele beneficiarilor reali cu privire la această situație. Până la remedierea situatiei de catre autoritati, în cazul în care au fost informaate, entitățile raportoare vor aplica măsurile de cunoaştere a clientelei referitoare la beneficiari reali pe baza datelor sau informaţiilor obţinute din surse independente.
Având în vedere acest context, se recomandă entităților care au obligația declarării beneficiarului real la registrele centrale:
• Să colaboreze cu entitățile raportoare și autoritățile care administrează registrele centrale, în vederea clarificării oricarei discrepanțe identificate în urma analizei documentației pe care au pus-o la dispoziția acestora în procesele de cunoaștere a clientelei/înregistrare a beneficiarilor reali, inclusiv prin furnizarea de informații suplimentare care să justifice stabilirea diferită a beneficiarului real;
• Să inițieze diligențele necesare pentru a înregistra/corecta/actualiza informațiile privind beneficiarul real în registrele centrale, în cazul în care discrepanțele sesizate de entitățile raportoare și/sau autoritățile care administrează registrele centrale sunt justificate și nu există fundamentare pentru stabilirea diferită
a beneficiarului real.
Analiza informațiilor privind beneficiarul real asigură identificarea persoanelor fizice care exercită dreptul de proprietate sau de control asupra unei entități juridice şi/sau identificarea persoanelor fizice în numele ori în interesul cărora se realizează, direct sau indirect, o tranzacţie, o operaţiune sau o activitate. Informațiile necesare pentru derularea acestei analize trebuie sa provină din surse de încredere, externe companiei și/sau acționarilor Persoane Juridice1 și să demonstreze modul în care s-a ajuns la identificarea beneficiarilor reali ai persoanei juridice declarați în registrele centrale.
În funcție de particularitățile fiecărei entități și/sau în funcție de țara de înregistrare, pot exista diverse tipuri de documente prin care se poate demonstra modul de identificare al beneficiarului real.
Documentele utilizate în acest proces pot fi:
• Extrase emise de registrele centrale din țările de înregistrare a societăților ce formează structura de proprietate, inclusiv pentru societatea pentru care se face identificarea;
• Act constitutiv actualizat;
• Declarații emise de auditori externi și/sau avocati / notari publici, în cadrul cărora să fie prezentată modalitatea în care a fost realizată analiza pentru identificarea beneficiarului real și faptul că informațiile erau certe la data verificării;
• Raport anual financiar auditat de un auditor extern, aferent ultimului an financiar/fiscal încheiat, în care se poate identifica structura de proprietate și/sau subsidiarele și/sau identitatea beneficiarului real;
• Declarații de trust/ Contract de trust și confirmarea agentului fiduciar că respectiva declarație de trust este încă valabilă la momentul analizei;
• “Certificate of Incumbency” emis de un agent autorizat registratorul/secretarul persoanei juridice în care sa fie identificați acționarii și/sau beneficiarii reali;
• Documente de tipul formulare solicitate și depuse de catre companiile listate la burse (SEC Fillings) sau/și informațiile regasite / publicate direct pe siteurile burselor, referitoare la acționari/procente de detinere;
• Rapoarte de credit de la entități (ex.: Coface, Dun&Bradstreet, Creditreform); • Rapoarte anuale ale societatilor;
• Pentru societatile cu actiuni la purtator: Extras la zi de la custode privind numarul de actiuni in custodie si numele actionarilor care detin 25%+1 actiune; Declaratie din partea reprezentantului legal prin care se obliga sa comunice entitatii raportoare in cazul in care schimba custodele (caz in care va prezenta un
extras ca cel mentionat mai sus de la noul custode) si/sau daca retrage actiunile de la custode;
• In functie de legislatia tarii de inregistrare a actionarului persoana juridica, orice alt document sau combinatie de documente externe companiei (sau combinatie dintre un document extern si un document intern specificat in documentul extern – Cel mai frecvent exemplu este cel in care in extrasul de la Registrul Comertului se precizeaza data ultimului act constitutiv, iar in actul constitutiv se regasesc informatii privind actionarii companiei.) din care sa reiasa identitatea beneficiarilor reali/ actionarilor.
Daca aceste documente provin din afara tarii, atunci acestea trebuie sa respecte prevederile legale referitoare la recunoasterea acestora in afara tarii de emitere (supra-legalizare/apostilare) sau trebuie sa fie semnate cu semnatura electronica calificata de catre emitentul acestora.
Suplimentar acestor documente, persoanele juridice sau alte entitati fara personalitate juridica trebuie sa detina informatiile minime obligatorii prevazute de legislatia in vigoare despre beneficiarul real. Pentru informatiile din declaratia depusa la registrele centrale persoanele juridice si entitatile fara personalitate
juridica trebuie sa solicite si sa obtina documente suplimentare din care sa reiasa ca acele informatii sunt certe.
Avand in vedere obligatiile de prezentare a acestor documentatii in procesele de cunoastere a clientelei aplicate de entitatile raportoare, cat si faptul ca aceste documentari trebuie sa fie recente in raport cu momentul aplicarii masurilor de cunoastere a clientei (nu mai vechi de 6 luni in cazul entitatilor nerezidente si 30 de zile in cazul celor rezidente), se recomanda ca persoanele juridice sa prezinte
entitatilor raportoare aceste documentatii de indata ce depun la autoritatile de stat ce gestioneaza registrele nationale, declaratiile anuale. In caz contrar, avand in vedere ca verificarile entitatilor raportoare trebuie sa se desfasoare pe baza unor documentatii recente, acestea pot solicita refacerea acestor documentatii.
CAPITOLUL V – SOLUȚIONAREA NECONCORDANȚELOR
După consultarea registrelor centrale, entităţile raportoare informează autorităţile care gestionează aceste registre, respectiv ONRC, MJ și ANAF, cu privire la orice neconcordanţă între informaţiile disponibile în registrele centrale privind beneficiarii reali şi informaţiile privind beneficiarii reali pe care le deţin.
Pe baza informaţiilor transmise de entităţile raportoare, autorităţile care gestionează registrele beneficiarilor reali înscriu în respectivele registre, de îndată, o menţiune provizorie cu privire la existenţa unei neconcordanţe şi iau măsurile corespunzătoare pentru soluţionarea acesteia în timp util.
După soluţionarea neconcordanţei, autorităţile care gestionează registrele beneficiarilor reali radiază menţiunile provizorii.
În situaţia în care entităţile raportoare suspectează sau au motive rezonabile să suspecteze că anumite tranzacţii, operaţiuni sau activităţi al căror obiect îl constituie bunuri ce provin din săvârşirea de infracţiuni sau au legătură cu finanţarea terorismului şi implică persoane cu privire la care există o neconcordanţă, transmit un raport pentru tranzacţii suspecte exclusiv Oficiului, în condiţiile art. 6 alin. (1) lit.
a) din Lege.
CAPITOLUL VI – SANCȚIUNILE ȘI MĂSURILE CONTRAVENȚIONALE
Persoanele juridice care nu respectă obligația legală de a înregistra beneficiarul real în Registrele centrale organizate la nivelul Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC), sunt sancționate contravențional, cu mențiunea în procesul-verbal de constatare a contravenției că nedepunerea declarației atrage dizolvarea societății.
Dacă în termen de 30 de zile de la data aplicării sancţiunii contravenţionale reprezentantul persoanei juridice în cauză nu a depus declaraţia privind datele de identificare ale beneficiarului real, la cererea Oficiului Naţional al Registrului Comerţului, tribunalul sau, după caz, tribunalul specializat va putea pronunţa dizolvarea societăţii. Cauza de dizolvare poate fi înlăturată înainte de a se pune concluzii în fond.
Asociațiile și fundațiile care nu respectă obligația legală de a declara beneficiarul real la Registrul central organizat la nivelul Ministerului Justiţiei (MJ) atunci când intervine o modificare privind datele de identificare ale beneficiarului real sunt sancționate contravențional, cu mențiunea în procesul verbal de constatare a contravenției, ca în termen de 30 zile să înregistreze în evidențele Ministerului
Justiţiei beneficiarii reali ai asociaţiilor şi fundaţiilor.
În cazul necomunicării datelor de identificare ale beneficiarului real în termenul de 30 de zile, asociaţia sau fundatia se dizolvă, prin hotărâre judecătorească, la cererea Ministerului Public sau a Oficiului Naţional de Prevenire şi Combatere a Spălării Banilor.
Într-un final, Ghidul include și două anexe.
Anexa 1 cuprinde metodologia privind identificarea beneficiarului real, care cuprinde o analiză pe trei puncte:
1) Calcularea procentului de proprietate asupra capitalului/patrimoniului (deținerea de părți sociale/ acțiuni); 2) Identificarea persoanelor care controlează efectiv entitatea fie prin drepturi de vot, fie prin alte mijloace; 3) În cazul în care cei doi pași anteriori nu conduc la determinarea/identificarea beneficiarilor reali, cel /cei care formează conducerea de rang superior a persoanei juridice/ entitate fără personalitate juridică sunt considerați beneficiarii reali. Analiza aferentă pașilor 1 și 2 se face concomitent și nu succesiv sau eliminatoriu.
Anexa 2 cuprinde exemple generale dar și particulare despre identificarea beneficiarului real.
Pentru a vedea întregul Ghid, click AICI>>
Scapă de riscuri și apelează cu încredere la serviciile de contabilitate financiară oferite de SC CLAS EXPERT CONCEPT SRL.